Die Kernaufgabe von Goobi ist die Steuerung des Workflows von Digitalisierungsprojekten. Ein Workflow kennzeichnet dabei eine Sammlung mehrerer unterschiedlicher Arbeitsschritte. Im Fall der Retrodigitalisierung sind dies zum Beispiel viele kleinere Aufgaben, die jeweils durch mehrere Personen unterschiedlicher Qualifikationen in einer festgelegten Reihenfolge durchgeführt werden (Katalogisierung, Scannen, Imagenachbearbeitung, Derivaterzeugung, Struktur- und Metadatenerfassung, Archivierung etc.). Goobi übernimmt dabei die Koordination aller involvierten Personen und gewährleistet somit, dass alle Arbeiten vollständig, korrekt und auch in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden.
Viele Institutionen, die sich intensiv mit der Digitalisierung befassen, stellen fest, dass es für verschiedene Projekte oder auch verschiedene Materialien ganz unterschiedlicher Arbeitsweisen bedarf. Manche Digitalisate werden auf einer Webseite veröffentlicht (z.B. mit dem intranda viewer). Andere Materialien werden vielleicht im Auftrag digitalisiert und sollen auf einen Server des Auftraggebers geliefert werden (z.B. Webservices, SMB, FTP, WebDAV). Manche Materialien werden vor Ort digitalisiert, andere werden bereits digitalisiert zugeliefert. Manche Digitalisate durchlaufen ggf. anschließend eine Volltexterkennung (z.B. mit dem intranda OCR Service). Zu einigen Werken können bibliographische Daten hinreichend von Bibliothekskatalogen importiert werden, bei anderen hingegen ist eine Erschließung von Struktur- und Metadaten beabsichtigt. Aber bei fast allen Materialien und Projekten wird beabsichtigt, dass die Ergebnisse nachhaltig und in standardisierter Form erzeugt werden (z.B. METS / MODS als Metadatenformat). Dadurch ist jederzeit eine Weitergabe der Daten an beliebige andere Systeme möglich, die anerkannte Standards verarbeiten können.
Goobi konnte von seinem enormen Verbreitungsgrad ganz wesentlich profitieren. Mit jeder weiteren Einrichtung, die einen Einsatz von Goobi beabsichtigte, wuchsen nicht nur die Anforderungen, sondern auch die Verschiedenartigkeit der Arbeitsweisen. Diesen jeweils neuen Ansprüchen an die Software wird Goobi gerecht und erlaubt dementsprechend, dass auch die Bedürfnisse neu hinzukommender Einrichtungen erfüllt werden können. Für die Koordinierung von Workflows heißt dies unter anderem: